طريقة كتابة تقرير … خطوات كتابة التقارير بسهولة

0 49

طريقة كتابة تقرير هي واحدة من الطرق المهمة التي ينبغي على كل موظف أو مسؤول تعلمها والتعرف على أهم مكوناتها؛ ولا سيَّما أن مختلف المؤسسات كبيرة كانت أو صغيرة تتطلَّب طبيعة العمل بها إعدادَ التقارير على اختلاف أنواعها؛ ولذلك على أي موظف ناجح أن يتقن كيفية إعداد التقارير سواء الخاصَّة بمتابعة سير العمل الرسمية وغير الرسمية أو تقارير المقترحات والشكوى أو غيرهم، وفيما يأتي سوف يتم توضيح كيف اسوي تقرير بالتفصيل.

خصائص كتابة التقارير 

هناك مجموعة من الخصائص التي لا بُدّ من الإتيان بها دون إغفال أي جانب منها عند كتابة التقرير، وتشمل تلك الخصائص ما يأتي:[1]

  • الدقة المتناهية؛ حيث إن التقرير قد يكون خاصًّا بتوضيح مدى تقدم الشركة أو نسبة الأرباح أو نتائج تطبيق استراتيجية جديدة بالمؤسسة أو نحو ذلك، مما يعني أنَّ الدقة الفائقة هي مفتاح نجاح هذا التقرير.
  • تقسيم التقرير إلى نقاط أساسية في صورة عناوين وأخرى فرعية حتَّى يجدَ القارئ ما يبحث عنه داخل التقرير بسهولة.
  • الموضوعية المطلقة هي أساس التقرير الناجح؛ حيث لا ينبغي أن يغلب الرَّأي والهوى الشخصي لكاتب التقرير على الأفكار المطروحة بها، إلا إذا كان هذا التقرير يتضمن بعد النقاط الخاصة برؤية وتصور المُعِد.
  • الشمولية من أهم خصائص التقرير الناجح، غير أن الإيحاز أيضًا لأي نقطة دون الإسهاب أو ذكر تفاصيل غير مُهمِّة من الأمور التي يجب عدم إغفالها عند كتابة التقرير.
  • استخدام اللغة المناسبة لإعداد التقرير، وتحديد الوقت المناسب لتقديمه للأفراد المعنيين بالاطلاع عليه.
  • استخدام أيَّة وسائل إيضاح يرى مُعِدُّ التقرير أنَّها قادرة على توصيل مضمون هذا التقرير إلى الآخرين.

طريقة كتابة تقرير 

تأتي خطوات طريقة كتابة تقرير في المرحة الثانية بعد أن يكون الفرد قد فهم طبيعة وخصائص إعداد تقارير العمل أو الدراسة أو غيرهم، أما طريقة كتابة التقرير النموذجي؛ فهي تأتي على النحو الآتي:[2]

  • تحديد الأهداف: لا بُدُّ من تحديد الأهداف التي يرنو مُعِدُّ التقرير إلى الوصول إليها عبر إعداد هذا التقرير.
  • تحديد موضوع التقرير: حيث إنه لا يستقيم البدء في إعداد تقرير دون تحديد نوعه والموضوع الذي سوف يتناوله بشكل واضح ودقيق.
  • جمع المعلومات: يجب الاعتماد على مصادر موثوقة وتجارب عمل وغيرها من المصادر المتعارف عليها من أجل الحصول على قدر جيد من المعلومات والبيانات التي تُفيد فكرة وموضوع التقرير.
  • تحديد العناوين: ليس من الصَّحيح أن يتمَّ سرد فِكَرِ التقرير بشكل عشوائي أو في صورة فقرة واحدة؛ وإنَّما لا بُدَّ من البدء بتحديد عناوين رئيسة تتخلَّل كلًّا منها بعضُ النقاط الفرعية من أجل شرح العنوان بشكل واضح وموجز.
  • إضافة وسائل إيضاح: حيث يُمكن إرفاق بعض الصور أو غيرها من وسائل الإيضاح المتناسبة مع طريقة إعداد التقرير.
  • حفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي؛ لا بُدَّ من وضعه في مسودة وعمل معاينة ومراجعة كافة المعلومات والبيانات الَّتي قد تمَّ عرضها به، وإجراء التَّدقيق اللغوي والإملائي له أيضًا.
  • تسليم التقرير: بعد الانتهاء من وضع اللمسات الأخيرة على التقرير والتأكُّد من صحة المعلومات وطريقة سردها وإجراء التنسيق المطلوب على شكل التقرير أيضًا، يتمُّ بعد ذلك تسليمه إلى جهة العمل سواء في ملف رقمي أو ورقي.

انواع التقارير 

في ضوء معرفة طريقة كتابة تقرير يُذكر أنَّه يوجد أكثر من نوع من التقارير التي يُمكن أن تكون مطلوبة في المؤسسات على اختلاف الأنشطة وطبيعة العمل بها والغرض الذي يتم إعداد التقرير من أجله، حيث إنه كما يُعرف أنَّ لكل حدثٍ حديثًا، وبالتالي؛ فإن كل هدف أو غرض يتطلب إعداد نوع مختلف من التقارير؛ وعلى سبيل المثال؛ فإن التقرير الرسمي يختلف عن غير الرسمي يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرهم كما يأتي:[3]

التقرير الرسمي

يُعدُّ هذا التقرير أشهر وأهم أنواع التقارير، وغالبًا ما تطلبه المؤسسات الحكومية والتقارير الخاصَّة بالأبحاث العلمية وغيرها، وهو يتألف من المكونات الآتية:

  • رسالة افتتاحية مختصرة تتضمن الإشارة إلى ما سوف يتم ذكره عبر هذا التقرير.
  • صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
  • مُلخص موجز لفكرة التقرير.
  • جدول قروب الماميز موضح به رقم صفحة كل عنوان.
  • المقدمة التي تشمل كل ما سوف يتم التطرق إليها في التقرير بشكل مختصر إلى حدٍّ ما.
  • المحتوى الأساسي للتقرير في شكل عناوين ونقاط.
  • خاتمة التقرير.
  • المراجع.
  • المرفقات.

التقرير غير الرسمي

يكون التقرير غير الرسمي أقصر وأكثر اختصارًا من الرَّسمي، وتتضمن طريقة كتابة تقرير غير رسمي على الأجزاء الآتية:

  • مُقدمة تتضمَّن العنوان والهدف الأساسي من إعداد التقرير.
  • محتوى التقرير الأساسي والذي يشمل: العناوين الأساسية، العناوين الفرعية، الشرح، والاستنتاجات.
  • خاتمة تضمُّ لمحة سريعة عن النتائج التي تمَّ التوصُّل إليها والتوصيات والمقترحات إن وُجدتْ.

تقرير متابعة دورية

هو الخاص بمراقبة ومتابعة نشاط المؤسَّسة أو متابعة نشاط موظف أو غيرهم، هو يتكوَّن من:

  • العنوان الذي يشمل موضوع التقرير الأساسي.
  • المدة الزمنية التي سوف يتناولها التقرير.
  • تاريخ تحرير وتقديم التقرير.
  • المهام والإنجازات التي قد تم تحقيقها.
  • العقبات والتحديات والإخفاقات إن وجدت.
  • الأهداف والنتائج المتوقع حدوثها مستقبلًا.

تقرير تفتيش

التقرير الخاصَّ بالتفتيش هو الذي يتمُّ إعداده عن عمل تفتيش دوري أو تفتيش مفاجئ لمؤسسة أو موظف، وهو يتضمَّن ما يأتي:

  • ملخص يُوضح ظروف إعداد التقرير.
  • المحتوى الأساسي الخاصّ بما قد تمَّ القيام به أثناء هذا التفتيش.
  • توضيح النتائج الي قد ترتبت على هذا التفتيش.
  • الإشارة إلى الاستنتاجات وإرفاق أيَّةِ ملحقات.

تقرير شكوى

في بعض الأحيان؛ قد يقوم أحد الموظفين أو المدراء بتحرير تقرير من أجل تقديم شكوى ضد أحد العاملين أو تقديم شكوى بسبب أحد الاستراتيجيات غير المجدية التي يتمُّ تطبيقها على مسيرة العمل أو غيرهم، وهو دائما ما يحتوي على:

  • عنوان التقرير، والغرض الأساسي منه.
  • تاريخ تحرير التقرير.
  • اسم مُقدم التقرير، واسم الطرف الثاني المراد رفع شكوى ضده.
  • عرض المحتوى الأساسي الذي يتناول كافة المعلومات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
  • خاتمة توضح الهدف الأساسي من تقديم هذا التقرير وهو الوصول إلى الصالح العام للعمل.

نموذج تقرير جاهز word

استخدام نموذج تقرير جاهز يُعدُّ الخيار الأمثل لدى العديد من الأشخاص الذين لا يتقنون مهارة إعداد نموذج تقرير من البداية ولا يجدون الوقت أيضًا لعمل ذلك، وبالتالي فإنَّ استخدام نموذج تقرير جاهز وصحيح هنا يكون هو الأفضل، ويُذكر أن الكثير من الأشخاص أيضًا إنما يُفضلون استخدام ملفات برنامج معالج النصوص مايكروسوفت وورد نظرًا إلى سهولة إجراء التحرير والتعديل والإضافة عليه في أيِّ وقت، ويمكنكم الحصول على نموذج تقرير جاهز بصيغة الوورد doc “من هنـا“

نموذج تقرير جاهز pdf

ملفات البي دي إف أيضًا تُعدُّ من أهم أنواع الملفات التي يعتمد عليها عدد هائل من الأشخاص وخصوصًا عند طلب النماذج الجاهزة؛ ولا سيَّما أن هذا النوع من ملفات pdf يُمكن من خلاله الحفاظ على شكل وتنسيق الملف ونوع الخط المستخدم وشكلِ النموذج العام أيضًا للملف، وفي هذا الصدد؛ يكون الاعتماد على نموذج تقرير جاهز بصيغة البي دي إف هو اختيار بعض الأشخاص، ويمكن الحصول على أحد هذه النماذج “من هنـا“.

وفي خاتمة هذه المقالة؛ تُجدر الإشارة إلى أن معرفة طريقة كتابة تقرير وإتقان خطوات كتابة التقارير بسهولة أيضًا والتعرف على أهم خصائصها هو أمر إلزامي على أيِّ فرد و موظف معني بإنشاء التقارير وأن يعيها جيدًا؛ حتى وإن كان يعتمد على استخدام نماذج تقارير جاهزة.

إنضم لقناتنا على تيليجرام
Quizatii

كويزاتي - Quizatii

هل تبحث عن التسلية والمعرفة في نفس الوقت؟ تطبيق "كويزاتي" هو الحل!

تحميل